Afinal, como fazer os investimentos certos em TI?

O uso de tecnologia, quando planejado e implementado de acordo com as necessidades da empresa, aumenta a sua eficiência. Porém, para que se tenha o suporte tecnológico que acompanhe as variações do mercado, são necessários investimentos em TI, feitos de forma estratégica, sem perder de vistas os objetivos do negócio.

Ao investir de forma estratégica, a empresa evitará gastos emergenciais — aqueles feitos apenas quando a estrutura mostra-se precária e que acabam sendo mais volumosos do que os preventivos. Outro benefício é possibilitar o uso inteligente de ferramentas inovadoras.

Vamos mostrar em nosso artigo de hoje, como fazer investimentos em TI de forma inteligente. Acompanhe!

Análise da estratégia de negócios e engajamento da TI

Ao investir em TI, a gestão deve se basear no planejamento que fora realizado para abrir ou expandir o negócio. Devem ser considerados aspectos como: as formas como os clientes comprarão e receberão os produtos/serviços, quanto estão dispostos a pagar por eles e quando deverão estar disponíveis no mercado.

Isso servirá de subsídio para se entender quais recursos tecnológicos serão necessários para dar sustentação às ações que levarão à plena execução do plano de negócios.

Por exemplo, se a empresa pretende vender pela web e permitir que o cliente tenha diversas opções de pagamento, qual a melhor opção: desenvolver todo o sistema de pagamento e fazer as integrações diretas com operadoras de crédito e bancos ou contratar um sistema de pagamentos como PagSeguro ou PayPall?

Outra dúvida muito comum, principalmente ao oferecer um serviço web, é o que vale mais a pena: montar uma grande infraestrutura com servidores e profissionais de TI ou contratar um servidor na nuvem?

No primeiro caso, a empresa pode contratar um serviço de pagamentos para colocar o negócio no ar mais rapidamente e já começar a vender.

Já na segunda alternativa, contratando um serviço de armazenamento em nuvem, não será necessário esperar a instalação e configuração de servidores, sistemas operacionais, segurança e todo o processo de seleção de profissionais para operá-los e, assim, começar a disponibilizar seus serviços

Conforme as especificidades do segmento em que a companhia atua, a TI ajudará a selecionar softwares, verificar a necessidade de licenças e a diagnosticar a estrutura física que será necessária para que funcionem adequadamente.

Orçamento da TI

Uma vez definidas as ferramentas que serão necessárias para que a TI possa dar suporte às iniciativas de negócio, a gestão desse setor buscará os fornecedores de sistemas, hardwares e serviços que serão utilizados.

É bastante recomendável a terceirização dos serviços que não estão diretamente relacionados com o core business da empresa. A estrutura física para armazenamento de grandes quantidades de dados e utilização de sistemas mais robustos é cara, demanda a contratação de profissionais que fiquem sempre à disposição para monitorá-la e, ainda por cima, deve ser renovada periodicamente.

Assim, alguns serviços podem ser contratados como armazenamento em nuvem, e o desenvolvimento e implementação dos sistemas que serão utilizados.

Entretanto, a empresa não deve abrir mão de profissionais especializados em TI para fazer o diálogo com os fornecedores e a interface com a gestão.

Outro item importante é que não haja transferência de responsabilidades ao terceirizar serviços. A contratada, por ser especializada, apresentará um serviço mais qualificado em relação à implementação das tecnologias, porém sua preocupação é em atender à contratante. A sua empresa é que deve se preocupar em gerar valor para seus clientes a partir dessa parceria.

Prioridades para a alocação de recursos

Ao estabelecer as metas que a empresa deve atingir, os recursos tecnológicos adotados deverão ser prioritariamente adquiridos e contratados em função de seu impacto na execução de sua estratégia.

A gestão da empresa deve mostrar à TI onde é preciso ampliar o foco para poder encontrar maior eficiência na execução de processos internos e melhorar o relacionamento como os clientes.

Ao escolher as ferramentas para atender a essas demandas, a eficácia dependerá do engajamento que os departamentos da empresa tiverem em relação ao uso. Uma tecnologia apenas deve ser adquirida para resolver um problema real, não porque é moderna ou encorajada por terceiros.

Aplicação dos recursos tecnológicos adquiridos

Cada departamento de uma empresa tem necessidades específicas que podem ser auxiliadas com o uso de tecnologia. Desde a aquisição de mercadorias até o pós vendas, sistemas como ERP, CRM, softwares para criação de documentos e planilhas são largamente utilizados.

Desse modo, as necessidades de cada setor, sua importância em relação à fluidez dos processos e a geração de valor para o cliente devem ser consideradas ao adotar recursos tecnológicos.

Se a empresa precisa entregar as mercadorias com maior rapidez para melhor atender seus clientes ou aprimorar o design de seus produtos, por exemplo, ela deve estabelecer como prioridade a implantação dos sistemas relacionados.

O nível de qualidade a ser atingido

Em diversos aspectos, a qualidade do serviço direcionará o orçamento em TI. Deve ser mensurada em algumas métricas qualitativas e quantitativas para que os recursos disponíveis possam ser dimensionados a fim de atingir os padrões desejados.

Podem ser considerados KIPs relacionados ao tempo que os servidores devem estar disponíveis sem sair do ar; tempo de resposta a requisições feitas pelos clientes; em caso de desastres, o tempo a ser considerado razoável até que se recupere.

Esses aspectos ajudarão a parametrizar a infraestrutura utilizada em relação à capacidade de armazenamento e processamento de dados, bem como a maneira como os dados serão gerenciados, como backup e políticas de segurança.

Assim, ao contratar um serviço de armazenamento em nuvem, por exemplo, pode-se estabelecer um SLA que deixe bem claros esses parâmetros e assim ter uma expectativa mais clara em relação ao serviço que será prestado, além de realizar o acompanhamento correto do cumprimento das responsabilidades da contratada.

Divisão de responsabilidades entre a TI e a gestão da empresa

É fundamental que a gestão da empresa seja engajada em relação tanto à estruturação da TI quanto ao encorajamento dos departamentos da empresa para utilização dos recursos adotados. Ela deve ter um conhecimento mínimo destes recursos tecnológicos, para que servem e suas limitações.

Já a gestão de TI deve assegurar que os recursos estejam disponíveis conforme combinado, atendendo, assim, a expectativas claras e bem fundamentadas tecnicamente. Deve auxiliar a alta gestão da empresa a realizar os investimentos, mas, ao mesmo tempo, observar a capacidade e qualificação dos profissionais envolvidos, bem como das empresas contratadas para prestar os serviços que foram terceirizados.

Os investimentos em TI devem ser realizados com participação, tanto da alta gestão da empresa quanto do setor especializado. É um processo que deve ser pautado pelo planejamento de negócios.

Assim, a TI cumprirá o papel de dar mais eficiência à execução dos processos organizacionais e de ajudar a oferecer produtos e serviços que levem a uma maior satisfação dos clientes.

Esperamos que com este artigo tenhamos lhe ajudado a definir melhor a forma como se dão os investimentos em TI na sua empresa. Compartilhe-o em suas redes sociais e contribua para que seus amigos e parceiros de negócios possam aplicar de forma mais eficiente os recursos em tecnologia.