Entenda por que integrar o setor de TI com outras áreas vale a pena

Os departamentos de uma empresa geralmente utilizam software e hardware para realizar seus trabalhos e efetuar a comunicação entre si. Nesse sentido, o uso de tecnologias modernas é cada vez mais importante, pois o mercado exige que as empresas apresentem eficiência em suas ações e tenham ampla presença na web.

No entanto, é comum que o uso dessas ferramentas esteja aquém de suas potencialidades e que oportunidades de aplicação de ferramentas inovadoras sejam perdidas. Em muitos casos, isso é resultado do isolamento do departamento de tecnologia.

Os profissionais dessa área têm uma visão diferenciada em relação à aplicação de recursos tecnológicos, até mesmo pela vivência diária e pelo conhecimento mais aprofundado. Assim, integrar o setor de TI aos demais é um fator de sucesso para que as diversas áreas da empresa possam fazer um melhor uso dos recursos à disposição.

Hoje mostraremos a importância da integração da TI aos demais setores da empresa. Você entenderá como o seu negócio pode se beneficiar bastante com o fortalecimento da relação desse setor com os demais. Boa leitura!

Melhor uso dos software

Cada área de uma empresa utiliza as ferramentas que considera adequadas para executar suas tarefas. São empregados sistemas de geração de planilhas, edição de texto, CADs, ferramentas do software de gestão, entre vários outros.

Existe uma vasta gama de opções com aplicações específicas conforme o ramo em que a empresa atua e o papel que o departamento representa na organização. Por isso, uma aproximação com o pessoal da TI é benéfica, uma vez que torna possível o aproveitamento máximo do potencial desses sistemas.

Alguns problemas relacionados à sua performance também podem ser facilmente diagnosticados quando a TI acompanha as atividades de perto — como a necessidade de atualização, de adição de plugins e de ajustes no próprio computador utilizado pelo usuário, como limpeza de logs e arquivos temporários gerados pelo sistema.

Compartilhamento facilitado de arquivos

Muitos recursos são disponíveis e compartilhados pelos funcionários de uma empresa. Além dos sistemas usados diretamente para a realização de suas tarefas, temos os repositórios onde arquivos são compartilhados, a transmissão de dados entre computadores na rede e as políticas de acesso e de segurança.

Da perspectiva de um funcionário da TI, nem sempre ficam claros os requisitos para a troca de informações entre funcionários e departamentos. Dessa forma, ao estabelecer as regras e limitações para tráfego de dados, muitas vezes cria-se impedimentos que tornam o trabalho dos demais colaboradores mais difícil e repetitivo.

Quando não se pode compartilhar um arquivo na rede para outro departamento, por exemplo, devido a políticas de segurança, o funcionário precisa solicitar por e-mail ou deslocar-se no ambiente de trabalho para o obtê-lo via pen drive. Isso pode gerar desencontros entre pessoas e atrasos na finalização de trabalhos.

Assim, conhecendo melhor as relações entre departamentos, a TI pode estabelecer regras de acesso ou utilizar ferramentas que tornem a troca de informações mais simples — sempre de acordo com as regras de acesso que se fizerem necessárias dentro da companhia, é claro.

Comunicação otimizada entre pessoas

A TI pode se valer de muitas opções para permitir a troca de informações entre os colaboradores de uma empresa. Chats, e-mails, aplicativos de mensagens e dashboards estão presentes nas empresas e ajudam a manter uma comunicação bem direcionada e com rastreabilidade de mensagens.

Dentre as opções disponíveis para efetuar trocas de informações, é necessário identificar aquelas que o departamento necessita em função do tipo de dados que são compartilhados em sua rotina.

Essa análise deve ter como objetivo compreender os tipos de arquivos que são mais utilizados — como textos, planilhas, imagens e vídeos —, bem como os formatos desses arquivos. Assim, a TI pode ajudar a encontrar a ferramentas que melhor atendem às especificidades encontradas por cada departamento.

Mais oportunidades de inovação

Constantemente, fornecedores de produtos de tecnologia oferecem novos aplicativos, plugins e sistemas que podem tornar a realização de tarefas mais rápida e ágil. Porém, mais importante que o conhecimento a respeito dessas novas tecnologias é o entendimento de sua aplicabilidade para a resolução de um problema.

Para ilustrar a importância entre a aproximação da TI e os setores da empresa, podemos pegar uma importante inovação tecnológica cujo uso vem apresentado um grande crescimento — os chatbots. Em vários sites eles têm sido usados para a realização do primeiro contato entre a empresa e o visitante e potencial cliente.

É muito provável que um profissional de TI tenha ouvido falar dessa tecnologia muito antes dos profissionais que estão envolvidos com o relacionamento com o cliente. Existem feiras, eventos hackathons, grupos e vários canais nos quais o profissional da área que se interessa por novidades pode obter conhecimento a respeito.

Assim, uma interação entre TI e Marketing pode colocar em contato a necessidade de aumentar o engajamento dos visitantes do site (potenciais clientes) com o conhecimento de uma ferramenta inovadora, o que facilitará o alcance dos objetivos do negócio.

Conhecimento compartilhado entre colaboradores

Valorizar a comunicação interna, a troca de conhecimento e o treinamento do pessoal enriquece qualquer organização. Afinal, todos os setores se beneficiam quando as pessoas que ali trabalham conhecem bem o papel dos demais departamentos com os quais se relacionam — com a TI não é diferente.

Algumas ações e ferramentas podem ser implementadas para que se tenha um maior conhecimento dos recursos tecnológicos que a TI disponibiliza e para facilitar seu uso pelos demais setores. Podemos citar:

• intranet: por meio dela podem ser enviadas mensagens para os colaboradores, disponibilizados tutoriais e informações sobre os departamentos;
• newsletter: boletins informativos com informações a respeito das tecnologias utilizadas na empresa, com dicas e links para conteúdos úteis para sua utilização;
• sistema de tickets: a TI pode implementar um sistema de tickets no qual os colaboradores realizam chamados e pontuam o atendimento. Com esse tipo de sistema é possível identificar os tipos de dúvidas e problemas mais recorrentes. O histórico de atuação serve de base para ações preventivas e treinamentos;
• cursos online: existem plataformas virtuais —até mesmo gratuitas, como o moodle —, que podem ser implementadas na intranet da empresa e conter cursos. Isso ajuda os funcionários iniciantes a inteirar-se mais rapidamente com os sistemas e processos internos;
• eventos internos de integração entre departamentos: a empresa pode realizar workshops, apresentações, mostras e confraternizações para que todos os setores se integrem. Nesses eventos, ela deve estimular conversas entre pessoas de departamentos distintos, evitando as “panelinhas” — muito comuns entre colegas do mesmo setor.

Assim, a TI desempenha um papel de suporte às atividades de praticamente todos os setores de uma empresa. Por isso, integrar o setor de TI a eles faz com que todos apresentem um significativo ganho de performance em relação ao uso das ferramentas tecnológicas utilizadas. Isso também favorece uma troca de informações mais eficaz.

E então? Gostou de saber mais sobre os motivos para integrar o setor de TI na sua empresa?