6 dicas práticas de gestão de custos de TI

A pressão por resultados torna o gerenciamento de TI uma das funções mais estressantes dentro de uma empresa. Em uma ponta existem seus projetos profissionais e objetivos, enquanto na outra está uma diretoria exigente sem ter pleno conhecimento de como o seu setor funciona.

Para lidar com boa parte dessa pressão e, ainda por cima, convencer a empresa da sua importância, a saída é manter uma gestão de custos eficiente. Para ter o controle ideal sobre o gasto do seu setor, continue lendo este artigo:

Muito além do dinheiro: a importância de gerir custos de TI

A gestão de custos não é apenas uma ferramenta anticrise ou um corte simples de gastos, mas sim um planejamento contínuo para que o seu setor de TI funcione constantemente de forma enxuta e otimizada.

Então, mude desde já seu mindset sobre economia. Um bom gestor de despesas pode aprimorar seu gerenciamento de operação, aumentar a sintonia entre TI e outros setores da empresa e facilitar a tomada de decisões em momentos estratégicos.

Isso tudo além de, claro, aumentar o seu poder de convencimento e a quantidade de argumentos nas reuniões com os diretores.

Investindo para economizar: como convencer a diretoria

Separamos este item sobre a importância da gestão de custos por causa do destaque que ele merece. Colocar essas dicas em prática vai facilitar na hora de pedir mais investimentos no seu setor.

Um fato dificilmente é contestado quando falamos em TI: investimentos trazem economia. Seja em aumento de produtividade ou redução de tempo em processos rotineiros, o dinheiro gasto se paga em pouco tempo.

Por isso uma boa gestão de custos é tão importante. Ela é o controle que você tem para demonstrar à diretoria exatamente onde gastar para ganhar no futuro. A quantidade de dados que você tem em mão é o tamanho do seu poder de convencimento.

Gestão de custos: como fazer na prática

Agora que falamos bastante sobre a importância de gerir as despesas, é hora de começar a implementar essa gestão na sua empresa. Listamos 6 dicas práticas para que você tenha um maior controle sobre o seu orçamento:

1. Detalhe os custos atuais

Essa parece fácil, mas você tem hoje total controle sobre todos os fatores geradores de custo no seu setor? Funcionários, software, energia elétrica, equipamentos, manutenção, depreciações, retrabalhos… existem custos de toda natureza, diretos e indiretos, que são muito difíceis de serem acompanhados por uma pessoa só.

Por isso, antes de qualquer atitude para redução de custos, é preciso criar processos internos para identificar e medir tudo o que o setor gasta. Principalmente, você deve apostar na definição de um Custo Padrão, um valor único resultado da soma de todo o consumo direto de TI (eliminando as variáveis humanas e de consumo coletivo da empresa).

O Custo Padrão é um número confiável para a gestão de despesas e compreensivo o suficiente para que a diretoria tenha uma boa visão das suas estratégias e os seus resultados.

2. Revise sua equipe e seus processos

Depois de calculados custos diretos e indiretos em mais detalhes, os primeiros problemas se revelam quase instantaneamente. É hora de revisar todas as despesas e marcar aquelas que podem ser reduzidas, cortadas, remanejadas ou otimizadas.

Sua equipe está com tempo ocioso? Alguns de seus processos são dispensáveis? Algumas tarefas estão demorando mais do que deveriam para serem realizadas? Tudo que toma tempo desnecessariamente é um gerador indireto de custos dentro de uma empresa.

Inclusive, em alguns casos é possível realizar um downsizing para economizar e mesmo assim manter a produtividade intacta ou até aumentá-la.

3. Desenhe processos de monitoramento e delegação

Outro “monstro” que come tempo e dinheiro dentro de uma empresa é a demora para reagir a problemas e ajustes de estratégia. O gerente de TI é uma pessoa só, que pode ter até a saúde prejudicada se precisar ser consultado em todas as decisões da equipe.

Crie regras predefinidas para que o resto da equipe possa se sentir à vontade em tomar decisões por você. Crie também um sistema de monitoramento de processos para que você possa analisar as decisões sem precisar estar presente o tempo todo.

4. Considere a adoção de serviços na nuvem

Quando seus custos estiverem bem definidos e sua operação, bem controlada, é mais fácil convencer a diretoria dos ganhos de investimentos. Um deles é a migração de parte ou da totalidade da operação para a nuvem.

Os custos de equipamento e demanda por manutenção são muito variáveis, o que atrapalha a gestão de custos. Além de gastar menos, com o Cloud Computing você pode ter despesas mais previsíveis e uma resposta mais rápida para o aumento de demanda.

5. Programe-se para terceirizar

Outro investimento para economizar é a terceirização de processos, não só no serviço como em pessoal. Por maior que seja a sua equipe, não dá para cuidar de toda a operação com o foco que cada processo merece, por isso dedique-se aos mais importantes.

Tudo que for secundário à operação ou pontual em demandas temporárias pode ser terceirizado para aumentar a agilidade da entrega e a produtividade. A segurança também pode ter uma equipe externa dedicada para garantir que seus dados não fiquem vulneráveis.

6. Adote processos de ITIL

Todas essas dicas são práticas presentes nas indicações da Information Technology Infrastructure Library (ITIL), criada para ser usada como um padrão de gestão operacional, mas também de custos em um setor de TI.

Seguindo os itens anteriores, vocês está um passo à frente rumo à excelência no gerenciamento das suas despesas, equipe e objetivos. Se você quer continuar adotando esse framework para sua gestão, pode se aprofundar no assunto.

Uma boa gestão de custos no setor de TI é a forma de manter sua equipe produtiva, seus processos otimizados e ter argumentos claros para discutir investimentos futuros.

E não tenha medo de argumentar. A sua gerência é fundamental para a empresa e isso deve estar claro em todas as reuniões. Para te dar mais certeza disso, conferira mais sobre o impacto que a infraestrutura de TI tem em qualquer negócio!